Go / No-GoGO CONDICIONALRequiere partner/UTP con plataforma y experiencia acreditable.
Presupuesto máximo$40.000.000CLP, impuestos incluidos.
Evaluación técnica65%Experiencia 30% + plazo implementación 35%.
Vigencia12 mesesRenovable una vez hasta igual período.
1. Resumen Ejecutivo
HECHO DOCUMENTAL. La Subsecretaría del Trabajo busca un gestor documental 100% web en modalidad SaaS para creación, edición, tramitación, visación, firma y archivo de documentos institucionales, con FirmaGob, firma simple nativa, ClaveÚnica, LDAP/Active Directory, DocDigital, QR, flujos, subrogancias, usuarios y documentos ilimitados, migración y soporte.
Evaluación R9: GO CONDICIONAL. El negocio es tecnológicamente cercano a R9 por desarrollo, integraciones, operación SaaS e ISO 9001; sin embargo, existen brechas críticas que no deben asumirse cumplidas: ISO 27001 vigente, producto gestor documental ya operativo, integración directa FirmaGob/DocDigital/ClaveÚnica, infraestructura Tier III íntegramente en Chile y experiencia específica acreditable en gestión documental SaaS. El 30% del puntaje depende de contratos de gestión documental y el máximo exige 12; no existe evidencia interna disponible para afirmar que R9 los tenga.
Bandera roja principal: la subcontratación está prohibida. La ruta comercial más defendible es evaluar una UTP con un proveedor que ya posea plataforma, referencias, integraciones y certificaciones, no una subcontratación convencional. Debe validarse además cómo aplica la prohibición respecto de proveedores de infraestructura/cloud.
2. Ficha y Calendario
| Campo | Dato |
|---|---|
| Mandante | Subsecretaría del Trabajo, RUT 61.501.000-6 |
| Objeto | Servicio de Gestión Documental en modalidad SaaS |
| Tipo | Licitación pública ≥100 UTM y <1.000 UTM; convocatoria abierta |
| Resolución | Resolución Exenta N°1384/2026, Santiago, 02-10-2026 |
| ID Mercado Público | NO ENCONTRADO en los documentos revisados |
| Presupuesto | $40.000.000 impuestos incluidos |
| Duración | 12 meses; renovación una vez hasta igual período, sujeta a condiciones |
| Ubicación | Mandante en Santiago; plataforma web. Datacenter, respaldos y procesamiento exclusivamente en Chile. |
Calendario contractual de bases
| Hito | Regla | Estado |
|---|---|---|
| Preguntas | Desde publicación hasta 5° día hábil posterior, 18:00 | Fecha exacta requiere fecha efectiva de publicación en Mercado Público |
| Respuestas | Hasta 18:00 del 2° día hábil siguiente al cierre de consultas | REQUIERE VALIDACIÓN |
| Cierre ofertas | 10 días hábiles posteriores a publicación; 10:00, salvo regla especial de lunes/día siguiente a inhábil → 15:00. Si hay ≤2 ofertas, se amplía 2 días hábiles. | REQUIERE VALIDACIÓN |
| Apertura | Mismo día del cierre, 15 min después | Derivada del cierre |
| Evaluación | Estimada: 5 días hábiles después del cierre | Derivada del cierre |
| Adjudicación | 10 días hábiles después del cierre | Derivada del cierre |
| Firma contrato | Dentro de 10 días hábiles posteriores a notificación de adjudicación | Post adjudicación |
No se debe convertir la fecha 02-10-2026 de la resolución en fecha de publicación. Las bases atan el calendario a la publicación efectiva en Mercado Público.
3. Alcance Funcional
| Dominio | Requerimiento | Prioridad | Evidencia / observación |
|---|---|---|---|
| Gestión documental | Crear, editar, tramitar, visar, firmar y archivar Cartas, Memorándums, Oficios, Resoluciones y Contratos a Honorarios; parametrizar nuevos tipos. | DEBE | Demostrar en propuesta y Anexo 6. |
| Flujos | Flujos automáticos o manuales; trazabilidad completa. | DEBE | Capacidad nativa de plataforma. |
| Firmas | FEA vía conexión directa a FirmaGob; FES nativa; firmas mixtas. | DEBE | Gap crítico a validar. |
| Identidad | ClaveÚnica + LDAP/Active Directory, sincronizando credenciales. | DEBE | Integración exigida. |
| Interoperabilidad | Envío/recepción mediante DocDigital con trazabilidad. | DEBE | Integración exigida. |
| Validación | QR por documento firmado, con acceso a anexos según carácter público/reservado. | DEBE | Funcionalidad requerida. |
| Usuarios | Administrador, Firmantes/Visadores, Oficina de Partes, Secretarías y Funcionarios. | DEBE | Perfiles configurables. |
| Continuidad funcional | Subrogancias automáticas ante ausencias. | DEBE | Derivación de pendientes. |
| Capacidad | Usuarios, documentos, expedientes y anexos ilimitados sin costo adicional. | DEBE | Impacto directo en pricing/capacidad. |
| Notificaciones | Correo vía SMTP por creación, derivación o acción requerida. | DEBE | Integración correo. |
| Búsqueda | Buscador general respetando permisos y confidencialidad. | DEBE | Control de acceso. |
4. Servicio y No Funcionales
| Área | Exigencia | Observación analítica |
|---|---|---|
| Arquitectura | 100% web, SaaS, 24/7/365, Edge/Chrome/Mozilla/Safari últimas versiones. | Compatible conceptualmente con capacidades web R9. |
| Disponibilidad | Uptime ≥99,98% mensual. | Exigente; sujeto a multa mensual. |
| Datacenter | Tier III mínimo, certificado vigente. | REQUIERE VALIDACIÓN R9/partner. |
| Soberanía | Datacenter, respaldos y todo procesamiento exclusivamente en Chile. | Condiciona cloud, DR, logs y servicios auxiliares. |
| Certificaciones | ISO 27001 vigente + ISO 9001:2015 vigente. | R9 cuenta con ISO 9001:2015; ISO 27001 REQUIERE VALIDACIÓN / no acreditada en antecedentes disponibles. |
| Redundancia | Almacenamiento y conectividad redundantes; enlaces de distintos proveedores, rutas físicas separadas, activa-activa. | Debe acreditarse arquitectura real. |
| Soporte | 5x10, L-V 08:00–18:00, excluye festivos. | Compatible operacionalmente, sujeto a validación de dotación. |
| Crítico | Diagnóstico 30 min; solución definitiva ≤2 h. | Riesgo SLA alto. |
| Medio | Diagnóstico 60 min; solución ≤16 h. | Sujeto a multa por atraso. |
| Bajo | Diagnóstico 60 min; solución ≤24 h. | Dentro de ventana de servicio. |
| Incidentes datos | Notificación al mandante ≤4 h; informe complementario ≤24 h. | Requiere procedimiento formal y trazabilidad. |
5. Implementación y Entregables
| Hito | Exigencia | Aceptación |
|---|---|---|
| Implementación | Configuración de unidades, usuarios, perfiles, flujos, documentos, permisos e integraciones. Máximo 90 días corridos. | TIC verifica que todo esté 100% operativo y aprueba informe final. |
| Plazo competitivo | ≤45 días obtiene 35%; 46–60 días 20%; 61–75 días 5%; 76–90 días 0%. | Más de 90 días = inadmisible. |
| Capacitación | Al menos 4 sesiones por videoconferencia + material de apoyo. | Informe de finalización aprobado por TIC. |
| Migración | Migración íntegra desde 2022 hasta fecha de migración, sin exclusiones por volumen, formato o antigüedad. | Estrategia y plazo en Anexo 7-B; informe final aprobado. |
| Actualizaciones | En horario inhábil, con historial auditable de versiones. | Evidencia de cambios. |
| Backups | Entregar respaldos totales/parciales a solicitud de TIC. | Formato/modalidad coordinada con servidor de Subsecretaría. |
6. Oferta y Documentos
| Documento | Momento / condición | Riesgo |
|---|---|---|
| Anexo 1-A (persona jurídica) / 1-B / 1-C UTP | Oferta | Formal |
| Anexo 2-A declaración para ofertar (PJ) | Oferta | Formal/habilitante según bases |
| Anexo 3 declaración para contratar | Según bases/anexos | NO PRESENTACIÓN = INADMISIBILIDAD |
| Anexo 4 deudas laborales/previsionales | Oferta | Completar íntegramente |
| Anexo 5 oferta económica (Excel) | Oferta | No superar presupuesto máximo; revisar archivo Excel original. |
| Anexo 6 oferta técnica | Oferta | Todos los mínimos + páginas de respaldo + plazo implementación. |
| Anexo 7-A experiencia | Oferta | Adjuntar OC/facturas válidas; hasta 12 servicios. |
| Anexo 7-B migración | Oferta | Metodología + plazo; compromiso de migración 2022→fecha. |
| Anexo 9 impacto ambiental + respaldos | Oferta si se busca puntaje | Hasta 5% sustentabilidad. |
| Anexo 10 discapacidad | Oferta si aplica | Puntaje social. |
| Anexo 11 compliance + programa + evidencia difusión | Oferta si se busca puntaje | Sin programa/evidencia no obtiene subcriterio. |
| Certificados Tier III, ISO 27001 e ISO 9001 | Oferta técnica | Críticos para cumplimiento mínimo. |
| Anexo 12 tratamiento de datos | Previo al inicio / contratación | No suscribir puede dejar sin efecto adjudicación. |
| Anexo 8-A/8-B confidencialidad del personal | Primeros 10 días de ejecución | Incumplimiento contractual si no se entrega. |
7. Evaluación y Precio
| Criterio | Peso | Método | Implicancia R9 |
|---|---|---|---|
| Precio | 20% | Menor oferta / oferta evaluada × 20% | Presupuesto tope $40MM impuestos incluidos. |
| Experiencia gestor documental | 30% | 0 contratos=0%; 1–5=7%; 6–11=15%; ≥12=30% | Brecha competitiva crítica. Sólo últimos 3 años y medios específicos. |
| Plazo implementación | 35% | 76–90=0%; 61–75=5%; 46–60=20%; ≤45=35% | Para competir, objetivo comercial debería evaluarse en ≤45 días, pero sólo si es técnicamente realista. |
| Formalidad | 5% | Sin subsanaciones=5%; con subsanación=0% | Checklist documental estricto. |
| Alto impacto social | 5% | 0 a 4 condiciones acreditadas | Validar discapacidad, Sello 40 Horas, Sello Mujer/NCh3262, Compliance. |
| Contratación sustentable | 5% | Actividades ambientales acreditadas | Validar convenios/políticas/HuellaChile. |
Desglose máximo del presupuesto
| Componente | Máximo |
|---|---|
| Implementación | $1.500.000 |
| Capacitaciones | $1.500.000 |
| SaaS gestor documental | $24.000.000 |
| Migración | $13.000.000 |
| Total | $40.000.000 impuestos incluidos |
8. Contrato y Pagos
Contrato por 12 meses, renovable una sola vez hasta igual período por mutuo acuerdo, disponibilidad presupuestaria y evaluación positiva. La renovación requiere además que las multas aplicadas no superen 15% del valor contractual. No se exige garantía de fiel cumplimiento.
El precio no tiene reajustes ni intereses, sin perjuicio de la renovación. Los pagos se cursan contra factura/boleta electrónica y aprobación de la contraparte técnica según los hitos/servicios. La implementación, capacitación y migración se pagan contra aprobación de sus respectivos informes; el SaaS corresponde al componente continuo definido en las bases.
Contrato de datos: el Anexo 12 prohíbe delegar/subcontratar a terceros las actividades de tratamiento de datos. Esto debe revisarse contra cualquier arquitectura cloud, soporte de fabricante o partner operativo.
9. Multas y Términos
| Incumplimiento | Multa | Aplicación |
|---|---|---|
| Retraso implementación | 1 UF/día | Desde vencimiento del plazo ofertado. |
| Uptime bajo 99,98% | 0,5 UF por cada 0,1% o fracción | Mensual. |
| Capacitación no realizada | 2 UF por capacitación | Por sesión mínima incumplida. |
| Resolución falla crítica | 0,4 UF/hora atraso | Sobre 2 h de solución. |
| Resolución falla media | 0,2 UF/hora atraso | Sobre 16 h de solución. |
| Retraso migración | 1 UF/día | Sobre plazo comprometido en Anexo 7-B. |
Término anticipado relevante: multas acumuladas sobre 20% del monto adjudicado; incumplimientos graves; documentos falsos; infracciones de seguridad; subcontratación prohibida, entre otras causales. Para renovación, el umbral es más estricto: multas no superiores a 15%.
10. Riesgos y Brechas
| Riesgo | Nivel | Impacto | Mitigación |
|---|---|---|---|
| R9 no acredita ISO 27001 | ALTO | Posible incumplimiento mínimo | Validar alcance exacto de certificado exigido y buscar integrante UTP que lo cumpla. |
| Sin experiencia específica gestor documental SaaS acreditada | ALTO | 0–7% vs 30% potencial | Partner UTP con 12 referencias válidas idealmente. |
| Integraciones estatales no demostradas | ALTO | Inadmisibilidad técnica / implementación | Partner con FirmaGob, DocDigital y ClaveÚnica ya operativos. |
| Tier III + procesamiento sólo Chile | ALTO | Arquitectura restringida | Validar datacenter, backups, logs, correo, observabilidad y DR íntegramente en Chile. |
| Subcontratación prohibida | ALTO | Limita modelo partner | Usar UTP si jurídicamente/procesalmente corresponde; preguntar tratamiento de cloud/fabricantes. |
| ≤45 días para puntaje máximo | MEDIO-ALTO | 35% de evaluación | No ofertar plazo sin plan de integración/migración validado. |
| SLA crítico 2 h definitivo | MEDIO-ALTO | Multas + operación | Soporte, observabilidad y escalamiento formal. |
| Migración sin límites desde 2022 | MEDIO-ALTO | Costo/plazo incierto | Pregunta de volumetría, formatos, BD y calidad de datos. |
11. Encaje para R9
| Capacidad | Alineación preliminar | Validación |
|---|---|---|
| Desarrollo web / integraciones / APIs | ALTA | Fortaleza R9, pero no reemplaza producto documental exigido. |
| ISO 9001:2015 | ALTA | Capacidad conocida R9; adjuntar certificado vigente. |
| ISO 27001 | NO ACREDITADA | REQUIERE VALIDACIÓN R9. |
| Gestor documental SaaS existente | NO ACREDITADO | Partner/producto requerido salvo evidencia interna nueva. |
| Experiencia específica documental | NO ACREDITADA | Buscar UTP con referencias. |
| Operación y soporte | MEDIA-ALTA | Validar SLA definitivo 2 h y esquema 5x10. |
| Cloud/infraestructura | CONDICIONAL | Debe ser Tier III y toda la cadena de datos en Chile. |
Conclusión de encaje: R9 no debiera postular solo hasta demostrar que cumple los mínimos críticos. La oportunidad mejora sustancialmente mediante UTP con un fabricante/proveedor de gestor documental que aporte producto, integraciones estatales, ISO 27001, infraestructura conforme y experiencia. R9 puede aportar integración, implementación, soporte, gestión del servicio e ISO 9001, sujeto a definición de responsabilidades permitidas por las bases.
12. Preguntas al Mandante
- ¿La ISO 27001 debe estar certificada a nombre del oferente/UTP, del proveedor SaaS, del datacenter, o basta que el servicio ofertado quede cubierto por el alcance certificado?
- ¿El uso de infraestructura cloud/datacenter de un tercero se considera subcontratación prohibida, aun cuando el oferente mantenga responsabilidad integral del servicio?
- ¿Cuál es la volumetría a migrar desde 2022: número de documentos/expedientes, GB/TB, formatos, metadatos, relaciones y sistema origen?
- ¿Existe ambiente de certificación y documentación técnica disponible para FirmaGob, DocDigital y ClaveÚnica, y qué dependencias del mandante condicionan los plazos?
- ¿La exigencia de procesamiento exclusivo en Chile comprende también logs, monitoreo, correo transaccional, backups, DR, soporte y telemetría?
- ¿Qué evidencia específica debe acompañarse para acreditar Tier III y redundancia activa-activa con rutas físicas separadas?
- ¿La ISO 9001:2015 debe pertenecer al oferente o puede acreditarse por un integrante de UTP?
- ¿Qué formatos abiertos serán exigidos para devolución de información al término del contrato?
- ¿Cuál es el sistema gestor documental actual y existen APIs/exportaciones estructuradas para migración?
- ¿Se aceptan como experiencia contratos ejecutados por integrantes de una UTP antes de constituirse la UTP para esta licitación, conforme al mecanismo de agregación descrito en las bases?
13. Plan de Postulación
| Fecha objetivo | Actividad | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Inmediato | Confirmar fecha efectiva de publicación, ID y calendario en Mercado Público. | Fechas exactas y control de cierre. |
| Inmediato | Gate técnico: ISO27001, Tier III Chile, producto documental, FirmaGob, DocDigital, ClaveÚnica. | Decisión R9 solo vs UTP. |
| Antes de preguntas | Enviar preguntas críticas de arquitectura, subcontratación y migración. | Reducir riesgo contractual/técnico. |
| 48 h siguientes | Identificar partner UTP y levantar 12 experiencias de últimos 3 años. | Maximizar T1 (30%). |
| Antes de ofertar | Validar plan real de implementación ≤45 días. | Buscar T2=35% sin sobrecomprometer. |
| Antes de cierre | Completar anexos y respaldos; doble revisión de inadmisibilidad. | A1=5% y oferta admisible. |
| Antes de cierre | Validar precio por componente vs topes y costo real de migración/infra. | Oferta económicamente sostenible. |
Control de calidad final
☐ Anexo 3 incluido · ☐ Anexo 6 completo y trazado a propuesta · ☐ certificados vigentes · ☐ experiencia respaldada sólo con medios aceptados · ☐ plazo ≤90 días · ☐ precio ≤$40MM impuestos incluidos · ☐ migración 2022→fecha cubierta · ☐ modelo UTP/subcontratación validado · ☐ todos los anexos firmados · ☐ foro inverso monitoreado.
Conclusión
GO CONDICIONAL. La licitación es atractiva por su cercanía al negocio tecnológico de R9 y porque el precio pesa sólo 20%; sin embargo, hoy el riesgo de admisibilidad/competitividad es alto si R9 participa solo. La decisión debe condicionarse a cerrar un partner/UTP que cubra gestor documental, ISO 27001, integraciones estatales, infraestructura chilena Tier III y experiencia específica. Si esas brechas no se resuelven antes del cierre, la recomendación cambia a NO-GO.
Fuente principal: Resolución Exenta N°1384/2026 y anexos de la licitación. Clasificaciones de encaje R9 son interpretación analítica y requieren validación interna donde se indica.